O Ministério da Administração Estatal está a levar a cabo a construção de raiz de novos arquivos intermediários em todas as capitais provinciais e sedes distritais. Trata-se de um meio que servirá para conservar ou guardar documentos do Estado.
A medida vem na sequência da adopção e implementação do Sistema Nacional de Arquivo de Estado (SNAE) que entrou em vigor em 2006, que resulta da necessidade de garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente. Com efeito, destes novos arquivos já foram construídos e entraram em funcionamento os intermediários de Namaacha, Manhiça, na província de Maputo; de Chibuto e Provincial da Agricultura e Segurança Alimentar, província de Gaza; para além de Pemba-Metuge, em Cabo Delgado.
Ainda estão a decorrer as obras de construção dos arquivos intermediários de todas as capitais provinciais. O mesmo não acontece com as restantes sedes distritais, pois na sua maioria ainda não iniciaram com as suas obras devido a falta de orçamento. Algumas destas já têm o espaço para edificação da obra mas que não tem fundos e outras solicitaram o seu orçamento.
De referir que os arquivos intermediários recebem todos os documentos de Estado e aqui são avaliados pelas Comissões. Se for constatado que o determinado documento tem um valor histórico é encaminhado para o
Arquivo Histórico. Os documentos que não tiverem esse valor são destruídos ou evacuados para o arquivo morto. Algumas instituições de Administração públicas fizeram no período entre 2013 a 2014 a avaliação regular das massas documentais acumuladas tendo sido processados mais de 24 mil metros lineares de documentos e organizados 69 arquivos intermediários, para de ter iniciado o processo de organização em outros 345 órgãos e instituições do Estado.
Entretanto, o Ministério da Administração Estatal e Função Pública lançou na passada terça-feira em Xai-Xai, Província de Gaza, a segunda campanha de Avaliação de Documentos de Administração
Pública cujo objectivo é organizar os arquivos da administração pública, preservar a memória institucional, eliminar ou reduzir massa documentais acumulados, entre outros.
A campanha tem a duração de três anos. Durante este período, em cada instituição, a Comissão de Avaliação de Documentos vai se reunir duas vezes por semana para fazer a avaliação de documentos.
DOCUMENTOS
DESORGANIZADOS
A directora do Centro Nacional de Documentação e Informação de Moçambique (CEDIMO),
Arlanza Dias, disse há dias que nos últimos tempos houve melhoria no processo de organização e conservação dos documentos institucionais.
Segundo a fonte até num passado recente os documentos da administração pública eram mal conservados devido a vários constrangimentos como a falta de domínio das técnicas e procedimentos de avaliação e destinação de documentos pela maioria dos membros das comissões de avaliação, falta de pessoas capacitadas na gestão e regulação do arquivo, entre outros.
Por causa desta situação o Governo aprovou em 2006 a Estratégia para a Gestão de Documentos e Arquivos do Estado para estabelecer as linhas mestras tendentes à reorganização, adopção e implementação do Sistema Nacional de Arquivo do Estado.
Para responder às necessidades foi lançado em 2013 a primeira campanha de avaliação de documentos. A mesma tinha a duração de um ano. Neste período houve muitas intervenções com vista a melhorar o estado dos documentos institucionais.
Não obstante os resultados positivos alcançados neste período ainda prevalecem desafios em todos órgãos e instituições da Administração Pública como a avaliação e destinação regular de documentos, criação de uma base de dados que permite a recuperação rápida da informação.
